Comment utiliser OneDrive pour partager des fichiers entre PC et iPad

Lorsqu’on travaille avec un ordinateur (PC ou Mac) et une tablette (iPad ou autre), il est utile de pouvoir partager ses documents entre Ces divers appareils.

Microsoft OneDrive est une solution de stockage dans le nuage (Cloud Storage) qui permet ce partage. Je parlerai dans d’autres articles de solutions concurrentes telles que Dropbox, iCloud ou GoogleDrive.

Note préliminaire: la clé USB.

La solution clé USB est la version physique du nuage. Elle présente l’inconvénient majeur de devoir gérer manuellement les multiples copies d’un même fichier entre le ou les ordinateurs et la tablette ou le smartphone. Par exemple, si j’ai un document appelé “première leçon.docx” sur mon ordi et désire l’emporter pour le visualiser ou le modifier sur un iPad, je commence par faire une copie du document sur ma clé USB. Me voilà avec deux versions (pour l’instant identiques) de mon document. Lorsque j’éditerai ce document sur la tablette, il me faudra sauvegarder cette nouvelle version sur la clé, et surtout ne pas oublier de la recopier sur l’ordinateur avant de l’éditer à nouveau. Et recommencer ce processus pour le partager à nouveau sur la tablette  via la clé. On voit aisément qu’il est facile de se tromper entre les différentes versions du document, si on n’adopte pas une discipline d’enfer. Maintenant imaginez que vous travailliez non pas sur un document, mais sur une dizaine voire une centaine de documents… cauchemardesque! La clé USB n’est donc pas une solution idéale pour ce scénario…

Voici donc le scénario: avoir accès à tous mes documents (ou à tout le moins une sélection de ceux-ci) sur mon ordinateur et ma tablette sans devoir jongler avec une clé USB et de multiples copies de mes documents.

Pour ce scénario nous avons besoin d’un ordinateur (PC ou Mac n’importe pas) et d’une tablette ou smartphone, un compte OneDrive chez Microsoft, et une application capable d’ouvrir mes documents sur l’ordi et sur la tablette. Pour simplifier, imaginons que les documents sont des documents Word et que l’application Word est disponible sur l’ordinateur et sur la tablette.

Procédure d’installation

1. Créer un compte OneDrive: rendez-vous sur le site de Microsoft https://onedrive.live.com, pour s’inscrire ou se connecter à un compte existant. OneDrive est gratuit et offre 5GB de stockage. Pour plus de capacité, des formules payantes sont disponibles.
2. Installer l’application OneDrive sur l’ordinateur: cela va créer un dossier virtuel sur le disque local de l’ordinateur, lequel dossier sera synchronisé (répliqué) dans le nuage du service OneDrive.
3. Installer l’application OneDrive sur la tablette, via l’App Store, comme pour n’importe quelle autre application. Et se connecter à OneDrive en utilisant le même compte qu’au point 1. ci-dessus.
4. Sur l’ordinateur, déplacer les fichiers que l’on désire partager dans le dossier OneDrive ou un sous-dossier. Les documents seront téléversés (uploadés) vers le nuage et seront dès lors accessibles depuis n’importe quel ordinateur ou tablette connecté à ce compte OneDrive. Cette étape de chargement initial des fichiers dans le cloud peut durer assez longtemps en fonction de la vitesse de la connexion Internet montante.

Visualisation et édition de documents en mode connecté

Dans ce scénario, et l’ordinateur et la tablette sont connectés à Internet.

Accès au document sur l’ordinateur

• Sur l’ordinateur, ouvrir un document Word en double-cliquant le fichier dans le dossier OneDrive. Le document s’ouvre dans Word et peut-être édité.
• Lors de la sauvegarde des modifications, le document est sauvegardé à la fois sur le disque dur de l’ordinateur et dans le nuage.

Accès au document sur la tablette

• Sur la tablette, lancer l’application Word
• Dans le menu Ouvrir, il faut au préalable ajouter les emplacements où les documents sont susceptibles de se trouver: OneDrive dans ce cas, mais aussi éventuellement d’autres tels que Dropbox ou iCloud.
  
• Il faut aussi se connecter à OneDrive avec le même compte que précédemment (évidemment 😉
• On peut maintenant voir les documents stockés sur OneDrive (dans le nuage donc) depuis la tablette. Il suffit de cliquer un document pour qu’il s’ouvre dans Word sur la tablette.
• Pour éditer le document, il suffit de placer le curseur à l’endroit du document voulu pour entrer en mode édition.
• Pour terminer (et sauvegarder le document) il suffit de cliquer sur la flèche vers la gauche en haut à gauche de l’écran
  
• Le document est automatiquement enregistré dans le nuage OneDrive et disponible sur l’ordinateur ainsi que la tablette pour être modifié à nouveau.

Variante en mode hors connexion (déconnecté ou offline)

L’application OneDrive sur iPad, permet de rendre un document disponible hors connexion.

• Sur la tablette, lancer l’application OneDrive;
• Naviguer vers le fichier (document) voulu;
• Presser et maintenir le doigt sur le nom du document, afin de le sélectionner: un petit v apparaît à gauche du document pour montrer qu’il est sélectionné;
  
• Cliquer sur l’icône en forme de parachute, qui devient un parachute barré qui signifie “hors connexion”;
• Le document est maintenant disponible hors connexion sur l’iPad

Attention, lecture seule!

Cependant le mode hors connexion permet uniquement l’accès en lecture seule au document en question. Si l’on désire modifier le document, il faut impérativement en faire une copie locale (dupliquer)!

Et la copie locale ne peut pas être sur OneDrive, car il n’est pas possible d’y créer un document hors connexion. La copie locale devra donc impérativement être sur l’iPad, avec comme corollaire le même souci de versions qu’avec la clé USB (voir note préliminaire).

N’hésitez pas à partager votre propre expérience via les commentaires.

Dans un prochain article, nous verrons le même scénario à l’aide de Dropbox.