Lorsqu’on travaille avec un ordinateur (PC ou Mac) et une tablette (iPad ou autre), il est utile de pouvoir partager ses documents entre Ces divers appareils.
Dans un article précédent, nous avons vu Comment utiliser OneDrive pour partager des fichiers entre PC et iPad.
Note préliminaire: la clé USB.
La solution clé USB est la version physique du nuage. Elle présente l’inconvénient majeur de devoir gérer manuellement les multiples copies d’un même fichier entre le ou les ordinateurs et la tablette ou le smartphone. Par exemple, si j’ai un document appelé “première leçon.docx” sur mon ordi et désire l’emporter pour le visualiser ou le modifier sur un iPad, je commence par faire une copie du document sur ma clé USB. Me voilà avec deux versions (pour l’instant identiques) de mon document. Lorsque j’éditerai ce document sur la tablette, il me faudra sauvegarder cette nouvelle version sur la clé, et surtout ne pas oublier de la recopier sur l’ordinateur avant de l’éditer à nouveau. Et recommencer ce processus pour le partager à nouveau sur la tablette via la clé. On voit aisément qu’il est facile de se tromper entre les différentes versions du document, si on n’adopte pas une discipline d’enfer. Maintenant imaginez que vous travailliez non pas sur un document, mais sur une dizaine voire une centaine de documents… cauchemardesque! La clé USB n’est donc pas une solution idéale pour ce scénario…
Voici donc le scénario: avoir accès à tous mes documents (ou à tout le moins une sélection de ceux-ci) sur mon ordinateur et ma tablette sans devoir jongler avec une clé USB et de multiples copies de mes documents.
Pour ce scénario nous avons besoin d’un ordinateur (PC ou Mac n’importe pas) et d’une tablette ou smartphone, un compte Dropbox, et une application capable d’ouvrir mes documents sur l’ordi et sur la tablette. Pour simplifier, imaginons que les documents sont des documents Word et que l’application Word est disponible sur l’ordinateur et sur la tablette.
Procédure d’installation
- Créer un compte Dropbox: rendez-vous sur le site https://www.dropbox.com/ , pour s’inscrire ou se connecter à un compte existant. Dropbox est gratuit et offre 2,5GB de stockage. Pour plus de capacité, des formules payantes sont disponibles, ainsi que le parrainage d’amis qui offre des suppléments gratuits de stockage.
- Installer l’application Dropbox sur l’ordinateur: cela va créer un dossier virtuel sur le disque local de l’ordinateur, lequel dossier sera synchronisé (répliqué) dans le nuage du service Dropbox.
- Installer l’application Dropbox sur la tablette ou l’iphone, via l’App Store, comme pour n’importe quelle autre application. Et se connecter à Dropbox en utilisant le même compte qu’au point 1. ci-dessus.
- Sur l’ordinateur, déplacer les fichiers que l’on désire partager dans le dossier Dropbox ou un sous-dossier. Les documents seront téléversés (uploadés) vers le nuage et seront dès lors accessibles depuis n’importe quel ordinateur ou tablette connecté à ce compte Dropbox. Cette étape de chargement initial des fichiers dans le cloud peut durer assez longtemps en fonction de la vitesse de la connexion Internet montante.
Visualisation et édition de documents en mode connecté
Dans ce scénario, et l’ordinateur et la tablette sont connectés à Internet.
Accès au document sur l’ordinateur
- Sur l’ordinateur, ouvrir un document Word en double-cliquant le fichier dans le dossier Dropbox. Le document s’ouvre dans Word et peut-être édité.
- Lors de la sauvegarde des modifications, le document est sauvegardé à la fois sur le disque dur de l’ordinateur et dans le nuage Dropbox.
Accès au document sur la tablette
- Sur la tablette, lancer l’application Word
- Dans le menu Ouvrir, il faut au préalable ajouter les emplacements où les documents sont susceptibles de se trouver: Dropbox dans ce cas, mais aussi éventuellement d’autres services tels que OneDrive ou iCloud.
- Il faut aussi se connecter à Dropbox avec le même compte que précédemment (évidemment 😉
- On peut maintenant voir les documents stockés sur Dropbox (dans le nuage donc) depuis la tablette. Il suffit de cliquer un document pour qu’il s’ouvre dans Word sur la tablette.
- Pour éditer le document, il suffit de placer le curseur à l’endroit du document voulu pour entrer en mode édition.
- Pour terminer (et sauvegarder le document) il suffit de cliquer sur la flèche vers la gauche en haut à gauche de l’écran
- Le document est automatiquement enregistré dans le nuage Dropbox et disponible sur l’ordinateur ainsi que la tablette pour être modifié à nouveau.
Variante en mode hors connexion (déconnecté ou offline)
L’application Dropbox sur iPad, permet de rendre un document disponible hors connexion.
- Sur la tablette, lancer l’application Dropbox;
- Naviguer vers le fichier (document) voulu;
- Cliquer sur la petite flèche vers le bas, sur la droite du document et choisir “Make available offline” ou son équivalent en français
- Le document est maintenant disponible hors connexion sur l’iPad ou l’iPhone
Edition offline complète et synchronisée!
Contrairement à OneDrive, il est possible d’éditer un document en mode offline. Pour ce faire il suffit de cliquer sur Editer dans le message d’alerte “Offline Copy”.
Lors de la prochaine connexion à Internet, le document ainsi modifié sera automatiquement resynchronisé avec le service Dropbox dans le nuage et les modifications apparaîtront comme par magie sur tous les appareils connectés à ce compte Dropbox, le PC, le Mac et ou la tablette.
En conclusion, le service Dropbox est largement supérieur au service OneDrive par cette fonctionnalité d’édition offline, malgré que l’espace de stockage gratuit soit moitié moindre et l’option payante un peu plus chère (99EUR / an pour 1 TB).
N’hésitez pas à partager votre propre expérience via les commentaires.
