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How to scan a document on your iPhone

You received a paper invoice that you would like to archive in your computer. You are requested to fill a paper form, sign it and send it via email. But you don’t have a scanner at home. How can you do it?

You’ve got an iPhone? You’re good to go!

On the iPhone, launch the Files app. On the top right corner, there is this little icon, a circle with three dots in it. Click it and select “Scan Documents”.

The iPhone switches to camera mode. Point the document and click the white button or let the iPhone detect the document and automatically take the picture. Continue with as many pages a you have in your document, in order to generate a multi-page PDF.

When done, click the Save button and your scanned document will be saved right where you selected in Files. For instance in Desktop or Documents or just any of your iCloud subfolders.

Click and hold your finger on the document, and you’ll get a nice list of useful options such as rename, move, copy or duplicate. Select rename in order to give the document an easy to retrieve name and a nice hint about its content.

If you saved the document in your iCloud folder, it will replicate in no time to the cloud and soon enough on your Mac, iPad or PC, assuming they are connected to the same iCloud account.

All this is natively included in you iPhone. No need to install any app.

Comment scanner un document sur un iPhone

Vous recevez une facture papier que vous voudriez archiver sur votre ordinateur. On vous demande de signer un document et de le renvoyer par mail. Mais vous ne disposez pas de scanner chez vous. Comment faire?

Vous avez un iPhone? Vous voilà sauvé!

Sur votre iPhone, lancez l’application Fichiers (ou Files en anglais). En haut à droite de l’écran une petite icône, un cercle contenant trois points alignés. Cliquez-là et choisissez “Scanner un Document” (Scan Documents dans la version anglaise).

L’iPhone passe en mode photo. Visez le document à scanner et poussez sur le bouton de prise de vue ou laissez l’appareil détecter le document et prendre l’image automatiquement. Vous pouvez continuer à scanner d’autres pages afin de constituer un document PDF de plusieurs pages.

Enfin cliquez sur Sauvegarder (Save) et le document sera enregistré en format PDF à l’emplacement choisi dans vos dossiers.

Par exemple Bureau ou n’importe quel autre dossier de votre iCloud. Pointer le document et garder le doigt dessus vous offrira diverses options utiles telles que dupliquer, renommer, copier ou déplacer le document. Le nom par défaut étant “document scanné” (scanned document) il est utile de le renommer et de lui donner un nom qui permettra de le retrouver facilement et d’avoir une idée de son contenu.

Si votre emplacement de stockage était dans iCloud (Bureau ou Documents et leurs sous-dossiers), votre document ne tardera pas à être chargé dans iCloud et donc accessible également dans son dossier sur votre Mac, iPad ou PC pour autant qu’ils soient configurés avec le même compte iCloud.

Tout cela est natif sur votre iPhone. Pas besoin d’installer un logiciel ou une app quelconque.

How to fill in and sign a PDF document without any printer nor scanner?

We often have to fill in and sign PDF document before sending them back via email or other internet method. In most cases, we would print the PDF, fill it in and sign it and eventually we would scan it in order to email it. How boring.

However, Mac and OSX offer a built in solution to do that without any printer nor scanner. Here is how:

  • Start by opening the PDF document in the preview app (native application)
  • Open the toolbox
  • Using the Text tool, insert the text where needed (the date in this example)

 

 

 

 

 

  • In order to add your handwritten signature, first sign on a blank sheet of paper, that we will present to the Mac’s camera in order to capture and insert it.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Simply clicking on the new signature will insert it in the document.  Save it and send it by email or other means.

That’s it!

Comment remplir et signer un document PDF sans imprimante ni scanner?

Souvent nous devons remplir des documents PDF et les signer avant de les renvoyer par email à l’école ou au staff scout. Dans ce cas, nous imprimons le document, le remplissons à la main, le signons puis le scannons avant de le renvoyer. Laborieux.

Mais le Mac et OSX peuvent vous aider à cette tâche sans imprimante ni scanner! Voici comment:

  • Commencer par ouvrir le document PDF avec Aperçu (application native)
  • Ouvrir la boîte à outils
  • A l’aide de l’outil Texte, insérer du texte à l’endroit voulu (ici la date)

 

 

 

 

  • Pour ajouter votre signature manuscrite, il va falloir signer une feuille de papier blanche, que l’on présentera à la caméra du Mac pour la capture et l’insérer:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Un simple click sur la nouvelle signature l’insèrera dans le document. Il ne reste plus qu’à enregistrer le document et l’envoyer par email ou toute autre méthode électronique.