cloud – I love my Mac

Quelle stratégie de backup pour votre Mac?

L’incendie récent d’un site d’hébergement Cloud d’OVH remet au premier plan la sécurité de nos données et la nécessité des sauvegardes (backups).

Combien de fois n’ai-je pas été appelé à l’aide par un ami ou membre de ma famille pour un ordi qui a rendu l’âme ou un disque dur en panne. Ma première question est toujours la même: “as-tu un backup?” Et souvent la réponse est la même aussi: “Euh… non!”

Heureusement, possesseurs de Mac, vous avez tout ce qu’il faut sous la main pour une bonne stratégie de backup. En règle générale, il est conseillé d’avoir toujours deux copies de nos données au minimum, trois c’est encore mieux.

Imaginons quelques scénarios possibles et même probables:

votre ordinateur, vieux de 10 ans tombe en panne, mort. Ou votre laptop tombe à l’eau alors que vous traversiez un pont à vélo.
vous modifiez une présentation importante pour demain à faire en vidéo-conférence devant cinquante participants dont votre patron, mais vous vous emmêlez les pinceaux et l’écrasez par erreur avec une autre présentation sans importance. Dix jours de boulot perdus. Panique!
un voleur s’introduit chez vous et emporte votre précieux ordi avec tous vos souvenirs photos et vidéos dedans. Il emporte également les disques durs externes entassés sur votre bureau. Ou pire, un incendie se déclare dans votre maison, qui est réduite en cendres, de la cave au grenier.

Vous voilà dans de beaux draps, sauf si vous avez mis en place une stratégie de backup, que nous allons décrire ici.

Commençons par les différentes options possibles:

la redondance iCloud
le backup Time Machine
le backup dans le cloud

La redondance iCloud

Vos fichiers importants (Documents, photos) sont stockés dans le Cloud d’Apple. Cela vous met à l’abri en cas de perte, panne ou destruction de votre ordinateur. Une fois l’ordinateur réparé ou remplacé, la connexion au compte iCloud rétablira tous vos documents et photos sur le nouvel appareil. Cette option a un coût, car la version gratuite est limitée à 5Go, autant dire pas grand chose. Mais elle est bien pratique et confortable, rien à faire, vos documents réapparaissent comme par magie à leur emplacement d’origine. Attention cependant, cette redondance ne protège pas contre l’erreur de manipulation (écrasement d’un fichier par un autre ou mise à la poubelle et vidage de la corbeille), car l’erreur est également répliquée dans le nuage.

Le backup Time Machine

S’il y a bien une fonctionnalité originale imbattable sur votre Mac, c’est Time Machine. Voilà un système de backup qui fonctionne de manière autonome, transparente et simple. Il suffit d’un disque dur externe branché sur le Mac et d’avoir choisi d’en faire le disque de backup pour avoir une véritable machine à remonter le temps sous la main.

Vous avez supprimé un fichier important ou fait des modifications irréversibles dans ce document, le travail de votre semaine (si pas de votre vie). Cliquez sur l’icône Time Machine et choisissez “Entrer dans Time Machine”. Et voilà que votre Finder se transforme et vous montre le passé en perspective. Remontez à un moment précis dans le temps grâce à la ligne du temps à droite de l’écran. Choisissez votre fichier et cliquez sur restaurer. Time Machine va ressusciter votre fichier dans l’état où il se trouvait à ce moment-là. Ouf, vous êtes sauvé.

Essayez de faire de même sous Windows, c’est good luck!

Le backup dans le Cloud

A une époque, je faisais des copies de mes documents, photos et vidéos sur DVD, puis plus tard sur disques durs externes, que je déposais (tous les 6 mois) dans un coffre à la banque. Mais c’était fastidieux et la distance de 6 mois ne me mettait pas à l’abri de perdre les données les plus récentes (de moins de 6 mois donc).

Mais aujourd’hui il existe des solutions dans le Cloud. Ce sont des services payants (comptez une centaine d’Euros par an) mais ils évitent les aller-retour à la banque et la gestion des disques externes. Le principe est simple, ces services envoient une copie de vos fichiers sur un serveur dans le Cloud, copie cryptée et sécurisée bien sûr. Un peu à la manière de Time Machine, mais sans la ligne du temps: c’est-à-dire qu’on ne sauvegarde que la dernière version de chaque fichier. Mais cela suffit amplement.

Attention l’envoi dans le cloud est souvent très lent, car votre “vitesse” internet n’est pas la même dans le sens de la montée vers le cloud que de la descente depuis le cloud. Il m’aura fallu 4 mois pour que mon 1T de data soit sauvegardé une première fois. C’est long, mais le processus peut être interrompu et reprend là où il était arrivé. On ne s’en soucie pas.

Ce système de backup cloud, donc complètement hors site vous met à l’abri de votre pire cauchemar: l’incendie de la maison. Non seulement vous avez tout perdu, votre maison mais aussi toutes vos affaires, mais aussi vos souvenirs, photos et vidéos des enfants petits et autres vacances mémorables. Sauf si vous avez opté pour ce backup dans le cloud: vos souvenirs sont sains et saufs, à condition de vous rappeler votre lot de passe ou clé d’encryptage . Si vous l’aviez écrit dans votre carnet dans le troisième tiroir, vous êtes foutu.

Revenons à nos scénarios du pire

votre ordinateur, vieux de 10 ans tombe en panne, mort. Ou votre laptop tombe à l’eau alors que vous traversiez un pont à vélo.

Dans ce cas, la redondance iCloud ou le backup Time Machine sont votre bouée de sauvetage. Time Machine offre en plus la possibilité de restaurer toutes vos applications, pour autant que leur version soit compatible avec votre nouvel ordi flambant neuf et sa dernière version d’OSX.

vous modifier une présentation importante pour demain à faire en vidéo-conférence, mais vous vous emmêlez les pinceaux et l’écrasez par erreur avec une autre présentation sans importance. Trois jours de boulot perdus.

Ici c’est clairement Time Machine qui vous sauvera la mise. Vous allez pouvoir remonter le temps jusqu’à un peu avant cet instant fatidique où vous avez commis l’irréparable (pas si irréparable que cela finalement).

un voleur s’introduit chez vous et emporte votre précieux ordi avec tous vos souvenirs photos et vidéos. Il emporte également les disques durs externes entassés sur votre bureau. Ou un incendie se déclare dans votre maison, qui est réduite en cendres, de la cave au grenier.

Tout est parti en fumée, y compris votre petit serveur de fichiers NAS dans la cave qui était bien pratique pour vos sauvegardes Time Machine et qui servait aussi de serveur vidéo pour votre télé grand écran, elle aussi partie en fumée. Heureusement que vous aviez souscrit à ce service de backup dans le cloud. OK cela prendra un peu de temps pour tout retélécharger sur votre nouveau Mac dans votre nouvelle maison.

En conclusion, vous avez compris que les trois solutions sont complémentaires et vous ne regretterez pas le coût annuel de celles-ci si le pire devait se produire.

Allez-y, n’attendez plus.

How to use Dropbox in order to share documents between your PC and tablet

If you use both a computer and a tablet or smartphone, it is very useful to be able to share documents between those devices.

Dropbox is a cloud storage solution designed for this exact scenario.

Preliminary note: the USB stick.

The USB stick is kind of the physical version of the cloud in this scenario. But it comes with a major flaw: you will have to manually manage the copies back and forth, and number of versions of the same document will grow rapidly. Suppose you have a document names “first lesson.docx” on your computer and you want to take it on the move on your iPad. You will first make a copy of the document on your USB stick. Before you know, you already have 2 (identical for now) copies of the same document. Once you edit that document on the iPad, you’ll have to save it back onto the USB stick, and not forget to copy it back on your computer, before you can edit it there. And the same process applies to share it again on the iPad via the USB stick. It is rather easy to mess up the versions if you don’t have a strong discipline. Now imagine you are working not on one but tens of documents: managing the versions of those between the USB stick, the computer and the tablet will be a nightmare for sure. USB Stick does not sound like the good option for this scenario.

Here is the scenario: get access to all my documents (or a selection of them) on both my computer and tablet without having to manage file copies and versions manually.

CloudStorageOniPad-dropbox

In this scenario, we need a computer, a tablet or smartphone, a Dropbox account and an application able to edit the document on the computer or the tablet. Let’s take the Word example and assume we have it installed on the computer and the tablet.

Installation process

Get a Dropbox account: Visit Dropbox website https://www.dropbox.com/, in order to sign up or sign in to an existing account. Dropbox is free for up to 5GB of storage.
Install the Dropbox application on the computer: this will create a virtual folder on the computer, that syncs with the cloud storage of Dropbox.
Install Dropbox app on the tablet or smartphone, via the App Store, just like for any other application, and connect to the same Dropbox account created in step 1.
On the computer, move all the desired documents files to the Dropbox folder. This will upload the documents to the cloud storage at Dropbox. This step can take some time depending on the speed of your internet connection upstream.

Viewing and editing documents online

In this scenario, the computer and the tablet are connected to Internet.

Access the document on the computer

On the computer, open the document from the Dropbox folder by double-clicking the file. The document opens in Word, in read-write mode.
When saving the changes, the document is saved on both the local folder and the cloud storage. The document is in sync.

Access the document on the tablet

On the tablet, start the Word app
In the Open menu, you have first to add the Places where your documents are stores, such as Dropbox (in this case) or Dropbox, or any other stotage service.
Obviously you’ll have to connect to Dropbox using the same account as previously 😉
You can now see your documents in the Dropbox folder and open them by simply clicking them.
In order to edit, just tap the cursor where needed and start typing.
In order to end editing and save the document, simply tap the left arrow on top left corner of the screen.
The document is automatically saved into the Dropbox cloud and becomes available on the computer (in sync).

Offline mode variant

The Dropbox app on the tablet allows to make a document available offline.

On the tablet, launch the Dropbox app;
Navigate to the desired document;
Tap the little down arrow icon on the right and select Make Available Offline
The document is now available offline.

Full edit mode and sync!

As opposed to OneDrive, Dropbox allows full edition mode offline. Just click the Edit button in the Offline Copy warning.
offline edit

You can now edit the document offline. At next connection the changes will be sync’d back to the Dropbox cloud. This is fully transparent and works very nicely.

Conclusion

Dropbox is really superior Cloud storage solution thanks to these full fledge offline capabilities, despite the lower storage capacity for free and the only 1TB pay option at 100EUR/year. 1TB might be too much.

Feel free to share your own experience with this using the comments.

How to use OneDrive to share documents between your PC and tablet

If you use both a computer and a tablet or smartphone, it is very useful to be able to share documents between those devices.

Microsoft OneDrive is a cloud storage solution designed for this exact scenario.

Preliminary note: the USB stick.

Here is the scenario: get access to all my documents (or a selection of them) on both my computer and tablet without having to manage file copies and versions manually.

CloudStorageOniPad

In this scenario, we need a computer, a tablet or smartphone, a OneDrive account from Microsoft (or any Office 365 account) and an application able to edit the document on the computer or the tablet. Let’s take the Word example and assume we have it installed on the computer and the tablet.

Installation process

Get a OneDrive account: Visit Microsoft website https://onedrive.live.com, in order to sign up or sign in to an existing account. OneDrive if free for up to 5GB of storage.
Install thé OneDrive application on the computer: this will create a virtual folder on the computer, that syncs with the cloud storage of OneDrive.
Install OneDrive app on the tablet or smartphone, via the App Store, just like for any other application, and connect to the same OneDrive account created in step 1.
On the computer, move all the desired documents files to the OneDrive folder. This will upload the documents to the cloud storage at oneDrive. This step can take some time depending on the speed of your internet connection upstream.

Viewing and editing documents online

In this scenario, the computer and the tablet are connected to Internet.

Access the document on the computer

On the computer, open the document from the OneDrive folder by double-clicking the file. The document opens in Word, in read-write mode.
When saving the changes, the document is saved on both the local folder and the cloud storage. The document is in sync.

Access the document on the tablet

On the tablet, start the Word app
In the Open menu, you have first to add the Places where your documents are stores, such as OneDrive (in this case) or Dropbox, or any other stotage service.
Obviously you’ll have to connect to OneDrive using the same account as previously 😉
You can now see your documents in the OneDrive folder and open them by simply clicking them.
In order to edit, just tap the cursor where needed and start typing.
In order to end editing and save the document, simply tap the left arrow on top left corner of the screen.
The document is automatically saved into the OneDrive cloud and becomes available on the computer (in sync).

Offline mode variant

The OneDrive app on the tablet allows to make a document available offline.

On the tablet, launch the OneDrive app;
Navigate to the desired document;
Press and hold the document name in order to select it. A little v icon appears on the left to show the file is selected.
Tap on the parachute icon, that becomes a striked parachute, denoting the offline available option;
The document is now available offline.

Read-only mode!

However, the offline mode only allows read-only access to the document! In order to edit the document, it is mandatory to duplicate it locally on the iPad. And it is not possible to duplicate it in the OneDrive folder offline. This is not (currently?) supported by the app.

The local copy will therefor be stored on the tablet, with the side effect to have to manage copies and versions manually just like with a USB stick (see preliminary note above).

Conclusion

OneDrive is great to share documents between a computer and a tablet, as long as they are connected at all times. Offline access is rather archaic…

Feel free to share your own experience with this using the comments.

Comment utiliser Dropbox pour partager des fichiers entre PC et iPad

Lorsqu’on travaille avec un ordinateur (PC ou Mac) et une tablette (iPad ou autre), il est utile de pouvoir partager ses documents entre Ces divers appareils.

Dans un article précédent, nous avons vu Comment utiliser OneDrive pour partager des fichiers entre PC et iPad.

Note préliminaire: la clé USB.

La solution clé USB est la version physique du nuage. Elle présente l’inconvénient majeur de devoir gérer manuellement les multiples copies d’un même fichier entre le ou les ordinateurs et la tablette ou le smartphone. Par exemple, si j’ai un document appelé “première leçon.docx” sur mon ordi et désire l’emporter pour le visualiser ou le modifier sur un iPad, je commence par faire une copie du document sur ma clé USB. Me voilà avec deux versions (pour l’instant identiques) de mon document. Lorsque j’éditerai ce document sur la tablette, il me faudra sauvegarder cette nouvelle version sur la clé, et surtout ne pas oublier de la recopier sur l’ordinateur avant de l’éditer à nouveau. Et recommencer ce processus pour le partager à nouveau sur la tablette via la clé. On voit aisément qu’il est facile de se tromper entre les différentes versions du document, si on n’adopte pas une discipline d’enfer. Maintenant imaginez que vous travailliez non pas sur un document, mais sur une dizaine voire une centaine de documents… cauchemardesque! La clé USB n’est donc pas une solution idéale pour ce scénario…

Voici donc le scénario: avoir accès à tous mes documents (ou à tout le moins une sélection de ceux-ci) sur mon ordinateur et ma tablette sans devoir jongler avec une clé USB et de multiples copies de mes documents. CloudStorageOniPad-dropbox

Pour ce scénario nous avons besoin d’un ordinateur (PC ou Mac n’importe pas) et d’une tablette ou smartphone, un compte Dropbox, et une application capable d’ouvrir mes documents sur l’ordi et sur la tablette. Pour simplifier, imaginons que les documents sont des documents Word et que l’application Word est disponible sur l’ordinateur et sur la tablette.

Procédure d’installation

Créer un compte Dropbox: rendez-vous sur le site https://www.dropbox.com/ , pour s’inscrire ou se connecter à un compte existant. Dropbox est gratuit et offre 2,5GB de stockage. Pour plus de capacité, des formules payantes sont disponibles, ainsi que le parrainage d’amis qui offre des suppléments gratuits de stockage.
Installer l’application Dropbox sur l’ordinateur: cela va créer un dossier virtuel sur le disque local de l’ordinateur, lequel dossier sera synchronisé (répliqué) dans le nuage du service Dropbox.
Installer l’application Dropbox sur la tablette ou l’iphone, via l’App Store, comme pour n’importe quelle autre application. Et se connecter à Dropbox en utilisant le même compte qu’au point 1. ci-dessus.
Sur l’ordinateur, déplacer les fichiers que l’on désire partager dans le dossier Dropbox ou un sous-dossier. Les documents seront téléversés (uploadés) vers le nuage et seront dès lors accessibles depuis n’importe quel ordinateur ou tablette connecté à ce compte Dropbox. Cette étape de chargement initial des fichiers dans le cloud peut durer assez longtemps en fonction de la vitesse de la connexion Internet montante.

Visualisation et édition de documents en mode connecté

Dans ce scénario, et l’ordinateur et la tablette sont connectés à Internet.

Accès au document sur l’ordinateur

Sur l’ordinateur, ouvrir un document Word en double-cliquant le fichier dans le dossier Dropbox. Le document s’ouvre dans Word et peut-être édité.
Lors de la sauvegarde des modifications, le document est sauvegardé à la fois sur le disque dur de l’ordinateur et dans le nuage Dropbox.

Accès au document sur la tablette

Sur la tablette, lancer l’application Word
Dans le menu Ouvrir, il faut au préalable ajouter les emplacements où les documents sont susceptibles de se trouver: Dropbox dans ce cas, mais aussi éventuellement d’autres services tels que OneDrive ou iCloud.
Il faut aussi se connecter à Dropbox avec le même compte que précédemment (évidemment 😉
On peut maintenant voir les documents stockés sur Dropbox (dans le nuage donc) depuis la tablette. Il suffit de cliquer un document pour qu’il s’ouvre dans Word sur la tablette.
Pour éditer le document, il suffit de placer le curseur à l’endroit du document voulu pour entrer en mode édition.
Pour terminer (et sauvegarder le document) il suffit de cliquer sur la flèche vers la gauche en haut à gauche de l’écran
Le document est automatiquement enregistré dans le nuage Dropbox et disponible sur l’ordinateur ainsi que la tablette pour être modifié à nouveau.

Variante en mode hors connexion (déconnecté ou offline)

L’application Dropbox sur iPad, permet de rendre un document disponible hors connexion.

Sur la tablette, lancer l’application Dropbox;
Naviguer vers le fichier (document) voulu;
Cliquer sur la petite flèche vers le bas, sur la droite du document et choisir “Make available offline” ou son équivalent en français
Le document est maintenant disponible hors connexion sur l’iPad ou l’iPhone

Edition offline complète et synchronisée!

Contrairement à OneDrive, il est possible d’éditer un document en mode offline. Pour ce faire il suffit de cliquer sur Editer dans le message d’alerte “Offline Copy”.
offline edit

Lors de la prochaine connexion à Internet, le document ainsi modifié sera automatiquement resynchronisé avec le service Dropbox dans le nuage et les modifications apparaîtront comme par magie sur tous les appareils connectés à ce compte Dropbox, le PC, le Mac et ou la tablette.

En conclusion, le service Dropbox est largement supérieur au service OneDrive par cette fonctionnalité d’édition offline, malgré que l’espace de stockage gratuit soit moitié moindre et l’option payante un peu plus chère (99EUR / an pour 1 TB).

N’hésitez pas à partager votre propre expérience via les commentaires.

Comment utiliser OneDrive pour partager des fichiers entre PC et iPad

Lorsqu’on travaille avec un ordinateur (PC ou Mac) et une tablette (iPad ou autre), il est utile de pouvoir partager ses documents entre Ces divers appareils.

Microsoft OneDrive est une solution de stockage dans le nuage (Cloud Storage) qui permet ce partage. Je parlerai dans d’autres articles de solutions concurrentes telles que Dropbox, iCloud ou GoogleDrive.

Note préliminaire: la clé USB.

CloudStorageOniPad

Pour ce scénario nous avons besoin d’un ordinateur (PC ou Mac n’importe pas) et d’une tablette ou smartphone, un compte OneDrive chez Microsoft, et une application capable d’ouvrir mes documents sur l’ordi et sur la tablette. Pour simplifier, imaginons que les documents sont des documents Word et que l’application Word est disponible sur l’ordinateur et sur la tablette.

Procédure d’installation

Créer un compte OneDrive: rendez-vous sur le site de Microsoft https://onedrive.live.com, pour s’inscrire ou se connecter à un compte existant. OneDrive est gratuit et offre 5GB de stockage. Pour plus de capacité, des formules payantes sont disponibles.
Installer l’application OneDrive sur l’ordinateur: cela va créer un dossier virtuel sur le disque local de l’ordinateur, lequel dossier sera synchronisé (répliqué) dans le nuage du service OneDrive.
Installer l’application OneDrive sur la tablette, via l’App Store, comme pour n’importe quelle autre application. Et se connecter à OneDrive en utilisant le même compte qu’au point 1. ci-dessus.
Sur l’ordinateur, déplacer les fichiers que l’on désire partager dans le dossier OneDrive ou un sous-dossier. Les documents seront téléversés (uploadés) vers le nuage et seront dès lors accessibles depuis n’importe quel ordinateur ou tablette connecté à ce compte OneDrive. Cette étape de chargement initial des fichiers dans le cloud peut durer assez longtemps en fonction de la vitesse de la connexion Internet montante.

Visualisation et édition de documents en mode connecté

Dans ce scénario, et l’ordinateur et la tablette sont connectés à Internet.

Accès au document sur l’ordinateur

Sur l’ordinateur, ouvrir un document Word en double-cliquant le fichier dans le dossier OneDrive. Le document s’ouvre dans Word et peut-être édité.
Lors de la sauvegarde des modifications, le document est sauvegardé à la fois sur le disque dur de l’ordinateur et dans le nuage.

Accès au document sur la tablette

Sur la tablette, lancer l’application Word
Dans le menu Ouvrir, il faut au préalable ajouter les emplacements où les documents sont susceptibles de se trouver: OneDrive dans ce cas, mais aussi éventuellement d’autres tels que Dropbox ou iCloud.
Il faut aussi se connecter à OneDrive avec le même compte que précédemment (évidemment 😉
On peut maintenant voir les documents stockés sur OneDrive (dans le nuage donc) depuis la tablette. Il suffit de cliquer un document pour qu’il s’ouvre dans Word sur la tablette.
Pour éditer le document, il suffit de placer le curseur à l’endroit du document voulu pour entrer en mode édition.
Pour terminer (et sauvegarder le document) il suffit de cliquer sur la flèche vers la gauche en haut à gauche de l’écran
Le document est automatiquement enregistré dans le nuage OneDrive et disponible sur l’ordinateur ainsi que la tablette pour être modifié à nouveau.

Variante en mode hors connexion (déconnecté ou offline)

L’application OneDrive sur iPad, permet de rendre un document disponible hors connexion.

Sur la tablette, lancer l’application OneDrive;
Naviguer vers le fichier (document) voulu;
Presser et maintenir le doigt sur le nom du document, afin de le sélectionner: un petit v apparaît à gauche du document pour montrer qu’il est sélectionné;
Cliquer sur l’icône en forme de parachute, qui devient un parachute barré qui signifie “hors connexion”;
Le document est maintenant disponible hors connexion sur l’iPad

Attention, lecture seule!

Cependant le mode hors connexion permet uniquement l’accès en lecture seule au document en question. Si l’on désire modifier le document, il faut impérativement en faire une copie locale (dupliquer)!
duplicate

Et la copie locale ne peut pas être sur OneDrive, car il n’est pas possible d’y créer un document hors connexion. La copie locale devra donc impérativement être sur l’iPad, avec comme corollaire le même souci de versions qu’avec la clé USB (voir note préliminaire).

N’hésitez pas à partager votre propre expérience via les commentaires.

Dans un prochain article, nous verrons le même scénario à l’aide de Dropbox.